POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y PRIVACIDAD
COMOTION.COM.CO
Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, COMOTION.COM.CO, en adelante COMOTION.COM.CO., adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales (en adelante “La Política”), la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan será puesta a disposición para consulta en la página web www.sinatrans.com.co.
Con estas políticas, COMOTION.COM.CO. garantiza el derecho a la privacidad, la intimidad y el buen nombre de sus clientes en el tratamiento de los datos personales, asumiendo como pilares de ellas los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.
Todas las personas que suministren datos personales a COMOTION.COM.CO. podrán conocerla, actualizarla, rectificarla, suprimirla o revocar la autorización previamente otorgada.
Definiciones
• Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos, en este caso COMOTION.COM.CO.
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título personal.
• Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible y pueden estar contenidos, entre otros, en registros y documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales.
• Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
• Dato semiprivado: son los datos que no tienen naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar ni solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general.
Objetivo
La política tiene por objeto definir los parámetros para dar cumplimento a la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que regulan el manejo de bases de datos personales.
En virtud de esta misma se establecerán los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales tratados por COMOTION.COM.CO.
Alcance
Esta Política aplica para toda la información personal registrada en las bases de datos de COMOTION.COM.CO., quien actuará como responsables del tratamiento de los datos personales.
Condiciones Generales
Para dar cumplimiento a la Ley 1581 del 2012 sobre protección de datos personales se deben tener presente las siguientes consideraciones:
• COMOTION.COM.CO. es el responsable del tratamiento de sus bases de datos personales.
• Los terceros que tengan acceso a las bases de datos serán encargados del tratamiento y por tanto deberán dar cumplimiento a lo establecido por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las normas que las complementen o modifiquen y la presente política.
• COMOTION.COM.CO. no transmitirá datos a otras jurisdicciones nacionales.
• Las bases de datos personales en el COMOTION.COM.CO. son de uso exclusivo uso y se emplearán exclusivamente para sus labores comerciales.
En los términos de la normatividad vigente, la presente política no aplica cuando:
1. Las bases de datos y archivos tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.
2. Las bases de datos tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
3. Las bases de datos y archivos sean de información periodística y otros contenidos editoriales.
Condiciones Específicas y Privacidad
Se deben tener en consideración las siguientes condiciones específicas:
• A partir de la fecha todos los contratos que vinculen personal, bajo cualquier modalidad, contendrán una cláusula que exprese el compromiso de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 del 2013 y esta política.
• Cuando se expida reglamento interno de trabajo, se incluirá un texto relativo a la obligación de cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013.
• Todo tercero que por sus labores y relación con COMOTION.COM.CO. requiera acceso a las bases de datos personales se requerirá una cláusula contractual donde manifieste su conocimiento de las normas y su responsabilidad en el cumplimiento de estas, de igual forma requerirá previa autorización por parte del titular para tratar sus datos personales.
• La recolección y tratamiento de datos personales debe ser precedida de autorización expresa del titular de los mismo, esta podrá constar como clausula contractual, como formato de autorización expreso tácito en soporte físico o digital, pero siempre dejando en claro que se conoce esta política.
• En la autorización antes citada se debe dejar clara la responsabilidad de los titulares de mantener la información actualizada y veraz, comunicando oportunamente a COMOTION.COM.CO., cualquier modificación al respecto.
• Todas las bases de datos personales de COMOTION.COM.CO. deben tener la garantía de recuperación (Back up).
• Se debe tener acceso limitado a las bases de datos personales. Como algunas de las bases de datos estarán disponible en línea, deberán contener administrarse con el uso de usuarios y claves para que el acceso a ellas sea restringido y controlado.
• No se deben publicar bases de datos en la intranet o en internet sin que estas tengan restricción para su acceso y roles determinados.
• Periódicamente COMOTION.COM.CO. propiciará campañas de actualización de las bases de datos personales.
Tratamiento y Finalidad
El Tratamiento que llevarán a cabo COMOTION.COM.CO. y se realizará conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las normas que lo adicionen o modifiquen y establecido en la presente Política.
Los datos personales recolectados únicamente serán utilizados con las finalidades comerciales y estadísticas de COMOTION.COM.CO. y así se informará en los avisos de privacidad o autorizaciones de tratamiento de datos.
De manera general, enunciativa y no excluyente, las bases de datos podrán ser utilizadas, entre otras, para las siguientes finalidades:
1. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de COMOTION.COM.CO. en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto de los contratos celebrados con el titular de la información.
2. Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos o servicios.
3. Gestionar trámites de solicitudes, quejas, reclamos o notificaciones.
Tratamiento de Datos Sensibles
Aunque no está previsto, por no ser de la naturaleza de sus actividades, en el caso que COMOTION.COM.CO. conozca o tenga acceso datos sensibles de sus clientes, aliados o usuarios, tomará las previsiones necesarias para excluirlos de sus bases de datos. En caso pretender conservarlos, se garantiza que se obtendrá la autorización para el tratamiento de dichos datos de manera expresa, cumpliendo con las siguientes obligaciones:
• Se informará al titular de los datos que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• Se le informará de forma expresa al titular cuáles son los datos sensibles y cuál será la finalidad del tratamiento que se les dará.
• No se condicionará ninguna actividad a que el titular suministre o autorice el tratamiento de datos sensibles.
Derechos de los Titulares
Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
• Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente.
• Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.
• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Tendrá carácter facultativo las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los menores de edad.
Permanencia de los datos personales
Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales se conservarán mientras se mantenga la relación contractual con el titular con la información o cuando no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos.
Autorización para la recolección y tratamiento de datos personales
El Tratamiento de datos personales requiere la autorización previa e informada del titular, siempre que permita su consulta posterior; COMOTION.COM.CO. la cual obtendrá por cualquiera de los siguientes medios: 1. Mediante la inclusión de una cláusula contractual con los requisitos de ley. 2. Mediante el diligenciamiento de formato de autorización. 3. A través del acceso a la página web y los aplicativos de COMOTION.COM.CO. dando clic en señal de conocimiento y aceptación de esta política, previas las advertencias de ley. 4. De manera tácita al solicitar los servicios de COMOTION.COM.CO. y suministrar sus datos personales. En los términos de ley, no es necesaria la autorización del titular se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Responsabilidad en la veracidad de los datos y su acceso
Cuando de los datos suministrados por el titular de estos dependa la prestación del servicio por parte de COMOTION.COM.CO., este asumirá la responsabilidad y perjuicios que se puedan derivar de errores o imprecisiones al momento de suministrarlos.
De igual forma, es responsabilidad del titular de los datos evitar el acceso a los mismos mediante el uso indebido del usuario y contraseña suministrado por COMOTION.COM.CO. para el acceso a sus aplicativos en línea, así como adoptar las medidas de seguridad necesarias para la custodia de esos datos, entre ellas el cambio periódico de la clave.
Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos
Para presentar consultas, reclamaciones, ampliar información, o para consultar sus datos personales, pedir que sean modificados, actualizados, rectificados o suprimidos, o para revocar la autorización para su tratamiento, puede contactarse telefónicamente o a través de la página de internet de COMOTION.COM.CO.
El área encargada de atender las solicitudes antes descritas es la Dirección de Tecnología.
Procedimiento para el Ejercicio del Derecho de Habeas Data
En cumplimiento de las normas sobre protección de datos personales, COMOTION.COM.CO. obra como responsable de las bases de datos y establece el presente procedimiento y requisitos mínimos para el ejercicio de sus derechos.
Para la atención de la petición, queja o reclamo, el interesado debe suministrar la siguiente información:
• Nombre completo y apellidos del titular de los datos personales.
• Número de documento de identificación.
• Datos de contacto del titular de los datos personales (Dirección física y/o correo electrónico o teléfonos de contacto).
• Motivos o hechos que den lugar al reclamo, petición o consulta con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información, entre otros).
• Firma (si es posible).
Una vez recibida esta información, el responsable tendrá un término máximo de quince (15) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de la petición, consulta o reclamo, para atenderla. Cuando no fuere posible atender la petición, consulta o reclamo dentro del término antes mencionado, el responsable informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el titular al que se deniegue total o parcialmente el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio – Delegatura para la Protección de Datos Personales.
Vigencia
La presente política para el tratamiento de datos personales rige a partir del 25 de agosto de 2021.
Actualizado 26-04-2023